Kirim KaryaMulai menulis untuk terbitkan karya kamu di Kartunet.com

Mengelola Dokumen di Microsoft Word 2016

Bagikan tulisan ini ke sahabat dan keluarga

Tangerang, Kartunet – Keuntungan lainnya mengetik dengan computer adalah, kamu dapat menyimpan dokumen yang sudah dibuat dengan aman, dan suatu saat apabila diperlukan lagi dapat dibuka sewaktu-waktu. Masih ingat ketika mempelajari This PC di materi sebelumnya? Di sana disebutkan kata hardisk dan flashdisk. Nah dua istilah tersebut adalah media penyimpanan yang umum digunakan pada computer. Jika hardisk tertanam di dalam CPU computer, maka flashdisk dapat dipindah dan dibawa. Mari kali ini belajar mengelola dokumen dengan computer.

Menyimpan file/dokumen

Sebelum menyimpan dokumen, coba ketik dahulu satu atau dua paragraph. Sebagai contoh silakan ketikkan teks Panca Sila. Setelah diketik, maka lakukan langkah sebagai berikut untuk menyimpannya:

  • Tekan ALT untuk mengaktifkan Ribbon.
  • Tekan panah kanan/kiri sampai Screen Reader mengatakan File Tab Button. Lalu tekan panah bawah sampai Screen Reader mengatakan Save, kemudian tekan Enter.
  • Atau langsung gunakan short-cut Ctrl+S tanpa perlu masuk ke ribbon menu.
  • Akan muncul kotak dialog save, kursor langsung berada di save as tab, tekan enter.
  • Pilih lokasi penyimpanan. Apakah ingin disimpan di One Drive (penyimpanan awan atau via internet) atau pada computer di This PC. Tekan panah atas/bawah pilih browse untuk memilih lokasi penyimpanan di dalam komputer, tekan enter.
  • Kotak dialog save ditampilkan ketik nama file yang diinginkan, misalnya Latihan I, tekan Enter.

Menyimpan dokumen lanjutan

Sebelum memberi perintah simpan, lanjutkan teks Panca Sila yang tadi dengan mengetik bait pertama lagu Indonesia Raya. Lanjutan teks yang baru saja diketik, belum ikut tersimpan karena itu kita harus memberi perintah simpan, caranya:

  • Aktifkan menu Ribbon, tekan panah kiri sekali sampai Screen Reader mengatakan File Tab Button tekan panah bawah sampai Screen Reader mengatakan Save, kemudian tekan Enter.
  • Komputer langsung menyimpan lanjutan bacaan yang baru diketik dan kursor langsung kembali ke lembar kerja.
  • Atau langsung gunakan short-cut Ctrl+S untuk menyimpan lanjutan pengetikan.

Menutup Dokumen

Jika kita telah selesai mengetik dan ingin memulai hal baru yang tidak ada sangkut pautnya dengan dokumen terdahulu, maka sebaiknya dokumen tersebut ditutup. Hal ini dimaksudkan untuk menghemat memori komputer. Cara menutup file/dokumen adalah:

  • Beri perintah simpan jika file/dokumen tersebut belum disimpan.
  • Masuk kedalam File Tab Button cari perintah Close, kemudian Enter.
  • Dapat juga gunakan short-cut Ctrl+W.
  • Apabila ada perubahan pada dokumen tersebut dan belum disimpan, saat menjalankan perintah close maka computer akan menanyakan apakah kamu ingin menyimpan perubahan tersebut, tekan enter pada save jika ya.

Membuka Lembar Kerja Baru

Setelah lembar kerjanya ditutup, kita tidak dapat memberi ketikan lagi karena lembar kerjanya tidak ada. Jika kita ingin mengetik hal yang baru, maka kita harus menyiapkan lembar kerja baru. Caranya:

  • Masuk ke dalam File Tab Button, cari New, tekan Enter dua kali
  • Atau gunakan short-cut Ctrl+N.

Membuka Dokumen Lama

Mungkin kita perlu membuka dokumen yang telah kita simpan untuk keperluan melanjutkan pekerjaan, sekedar dibaca kembali atau mengetiknya.

  • Aktifkan ribbon, didalam File Tab Button pilih Open.
  • Muncul kotak dialog Open, tekan enter pada Open tab.
  • Pilih lokasi dimana file yang ingin dibuka. Dengan menelusuri panah atas / bawah ada dari One Drive, This PC, recent files, atau browse.
  • Pilih browse untuk mencari file yang tersimpan di hardisk atau flashdisk, tekan enter.
  • Tekan shift-tab, lalu panah atas/bawah untuk cari file yang ingin dibuka, tekan Enter.
  • Untuk menuju ke perintah Open dapat juga dengan short-cut Ctrl+O

Menutup dokumen sekaligus menyimpannya.

Kita dapat menutup dokumen tanpa menyimpan terlebih dahulu dan kita tidak akan kehilangan data, lebih jelasnya ikuti percobaan:

Menutup dokumen yang belum pernah disimpan sama sekali

  • Ketik satu atau dua kalimat kedalam Microsoft Office Word 2016.
  • Aktifkan Ribbon, pada file tab, cari close.
  • Tekan enter pada tutup atau Close.
  • Ketika kita baru menekan Enter pada perintah close, komputer akan mengatakan “do you want to save a changest”, maka di layar tampil pilihan save, don’t save, dan cancel. Tekan panah bawah untuk membaca pilihan-pilihan tersebut, tempatkan kursor pada save dan tekan Enter.
  • Akan muncul kotak dialog Save seperti proses penyimpanan dokumen yang sudah dipelajari sebelumnya.
  • Kotak dialog save akan ditampilkan. Ketik nama file yang diinginkan dan akhiri dengan tekan Enter. Komputer akan menyimpan sekaligus menutupnya.
  • Jika ketikan kita tidak ingin disimpan karena sesuatu hal, kita juga boleh memilih don’t save, maka komputer akan menutup lembar kerja yang ada dan hasil ketikan tidak disimpan.

Keterangan:

  • Ketika kita baru menekan Enter pada perintah close dan komputer menampilkan kotak dialog informasi (“apakah anda akan menyimpan perubahan”), secara otomatis kursor anda akan berada pada pilihan save. Sehingga untuk memilih save kita boleh langsung menekan Enter.
  • Untuk memilih pilihan yang ada, kita juga diperbolehkan menekan huruf Y untuk Save, N untuk Don’t save, atau tombol Esc untuk Cancel.

Menutup Dokumen yang Pernah Disimpan Sebelumnya.

  • Buka salah satu ketikan yang pernah disimpan sebelumnya. Setelah filenya terbuka, tekan Ctrl+End untuk menempatkan kursor di akhir dokumen. Tambahkan ketikan kemudian beri perintah Close.
  • Di layar akan muncul konfirmasi yang isinya sama seperti ketika kita melakukan percobaan satu. Jawab Save untuk menyimpan.
  • Tidak keluarnya kotak dialogue Save as Karena dokumen yang kamu tambahkan isi tulisan tersebut sudah memiliki nama file sebelumnya. Jadi computer tidak meminta nama dan lokasi penyimpanan lagi.

Keluar dari Word 2016

Jika sudah selesai dengan pekerjaan, kamu dapat keluar dari Word 2016. Caranya adalah sebagai berikut:

  • Dari dalam File Tab Button cari perintah Exit, tekan Enter.
  • Jika perubahan terakhir pada dokumen yang sedang dikerjakan sudah tersimpan, maka Word 2016 akan langsung tertutup tanpa peringatan apapun.
  • Namun apabila ada perubahan yang belum tersimpan atau dokumen belum diberi nama file dan lokasi penyimpanan, maka Backstage view yang menampilkan pertanyaan apakah dokumen ingin disimpan atau tidak akan muncul.
  • Untuk menutup aplikasi Word 2016, dapat juga menggunakan short-cut Alt+F4.

Tips Mengatasi Protected View

Ada kalanya ketika kamu membuka file Microsoft Word tidak langsung dari perintah open tapi dari This computer atau Documents, file Word akan terbuka dengan keterangan Protected View pada title bar. Ketika akan dibaca dengan screen reader, kondisi ini agak membuat navigasi sulit dan tak seperti biasanya. Untuk mengatasinya ada dua tips mudah berikut:

  • Pertama, tekan short-cut Ctrl+S dan tekan enter pada pilihan Enable save. Selanjutnya akan keluar kotak dialog Save, tapi abaikan saja dengan menekan tombol escape sampai kembali ke dokumen jika hanya ingin membacanya.
  • Atau ketika di This PC atau sedang membuka folder, pada file yang ingin dibuka tekan tombol aplikasi, lalu enter pada pilihan Edit.

Tak sulit mengelola dokumen di Microsoft Word 2016. Silakan terus berlatih dan organisasi semua dokumen yang kamu telah buat di Word 2016 agar rapih dan mudah ketika nanti akan digunakan kembali.(DPM)

Kata Kunci:

Add a Comment

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *