Membuat Mail Merge dengan Microsoft Word

Depok, Kartunet – Ada kalanya kita harus membuat dokumen massal yang nantinya akan diberikan untuk banyak pihak, misalnya surat undangan, surat lamaran kerja, dan sebagainya. Microsoft Word memiliki fasilitas yang akan mempermudah kita untuk membuat dokumen massal tersebut agar kita tidak perlu mengetik dokumen tersebut satu per satu. Kita dapat membuat dokumen massal di Microsoft Word dengan fasilitas Mail Merge.

Sebagai contoh, ketika kita akan membuat undangan pernikahan untuk 2000 orang, kita mungkin bisa saja memasukkan nama tamu undangan satu per satu ke dalam dokumen undangan yang telah kita buat. Namun tentu saja hal itu sangat melelahkan. Dengan menggunakan Mail Merge, kita dapat membuat undangan tersebut dalam waktu yang lebih singkat. Kita hanya perlu mendata tamu yang akan kita undang ke dalam sebuah tabel (sumber data), kemudian membuat surat undangan (dokumen utama), dan terakhir kita gabungkan data tamu yang ada di dalam tabel sumber data tadi ke dalam surat undangan yang telah kita buat.

Membuat Sumber Data

Yang dimaksud dengan sumber data adalah kumpulan data yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen utama. Untuk membuat sumber data, kita harus membuat sebuah tabel. Sebagai contoh, coba ketik tabel berikut ini.

Simpan dokumen di atas dengan nama tertentu, misalnya sumber data.docx.

Membuat Dokumen Utama

Dokumen utama adalah dokumen yang nantinya akan kita gabungkan dengan sumber data. Pada contoh kali ini, kita akan membuat surat undangan rapat RW. Coba ketik contoh surat berikut ini.
 

Jakarta, 14 November 2017

Kepada Yth.

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan bergantinya pengurus RW 11 dengan pengurus yang baru, maka saya sebagai ketua RW mengundang Bapak/Ibu sekalian untuk hadir dalam rapat pembentukan panitia pemilihan ketua RW yang akan diadakan pada:

Hari/tanggal: Minggu, 19 November 2017

Waktu: Pukul 11:00 WIB sampai selesai

Tempat: Balai Pertemuan RW 11

Acara: Rapat pembentukan kepanitiaan pemilihan ketua RW, dilanjutkan dengan makan siang bersama

Saya sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu demi kesuksesan acara kita bersama. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Dika Dalin

Ketua RW 11

Simpan dokumen di atas dengan nama tertentu, misalnya surat.docx.

Memasukkan Data dari Sumber Data ke Dalam Dokumen Utama

Perhatikan surat di atas. Di antara baris “Kepada YTH.” Dan “Dengan hormat,” terdapat baris kosong. Di sanalah nantinya kita akan memasukkan nama dan alamat yang ada di dalam sumber data. Untuk itu, ikuti langkah-langkah berikut.

1. Pastikan posisi dokumen yang terbuka adalah dokumen utama.
2. Tekan alt untuk masuk ke ribbon, tekan panah kanan sampai screen reader mengatakan “Mailings”.
3. Tekan tab sampai screen reader mengatakan “Select Recipients”, tekan enter.
4. Tekan panah bawah sampai screen reader mengatakan “Use existing list”, tekan enter.
5. Setelah itu akan terbuka kotak dialog untuk membuka dokumen. Carilah dokumen sumber data tadi seperti layaknya kita membuka file di kotak dialog Open. Tekan enter setelah file sumber data tadi ditemukan.
6. Setelah itu, tekan tab sampai screen reader mengatakan OK, tekan enter.
7. Tempatkan kursor di bawah baris “Kepada Yth.”, kemudian tekan alt+shift+f. Cari field Nama dengan panah atas/bawah (field Nama adalah field yang pertama kali akan kita masukkan). Tekan enter.
8. Kemudian di bawah field Nama yang tadi kita masukkan, tekan alt+shift+f lagi, kemudian cari field Alamat dengan panah atas/bawah, kemudian tekan enter.

Menggabungkan Dokumen

Langkah terakhir yang harus kita lakukan adalah menggabungkan dokumen hingga nantinya akan menghasilkan satu file baru. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

1. Tekan alt+shift+k.
2. Kemudian tekan tab sampai screen reader mengatakan OK, tekan enter.
3. Setelah itu akan muncul dokumen baru yang merupakan hasil dari penggabungan antara sumber data dan dokumen utama. Simpan dokumen baru tersebut dengan nama tertentu, misalnya undangan.docx.